Версія для друку

ЗВІТ

про роботу архівної установи

та виконання плану розвитку

архівної справи

за  2021  рік

РОЗДІЛ І

Індекс	Основні напрями роботи	Одиниця виміру	План	Факт
1	2	3	4	5
Формування НАФ та експертиза цінності документів
1.1	Відбір та експертиза цінності документів, що підлягають внесенню до НАФ:
	управлінської документації	од. зб.		9833
	документів особового походження	од. зб.
	із кадрових питань (особового складу)	од. зб.		2496
	кінодокументів	од. обл.
	фотодокументів	од. обл.
	фонодокументів	од. обл.
	відеодокументів	од. обл.
	електронних інформаційних ресурсів	од. зб.
1.2	Науково-технічне опрацювання документів на договірних засадах:		3370	3320
	управлінської документації постійного зберігання	од. зб.	1800	1386
	управлінської документації тривалого (понад 10 років) зберігання	од. зб.	600	700
	управлінської документації тимчасового зберігання	од. зб.	520	587
	документів із кадрових питань (особового складу)	од. зб.	450	647
1.3	Робота комісій з проведення експертизи цінності документів
1.3.1	Схвалення ЕПК описів на:
	управлінську документацію	од. зб.	2750	9833
	документи особового походження	од. зб.
	кінодокументи	од. обл.
	фотодокументи	од. обл.
	фонодокументи	од. обл.
	відеодокументи	од. обл.
	електронні інформаційні ресурси	од. зб.
1.3.2	Погодження ЕПК (схвалення ЕК архівного відділу):
	описів справ з кадрових питань (особового складу)	од. зб.	1150	2549/882
	номенклатур справ	номенклатура	4	2/9
	інструкцій з діловодства	інструкція	3	0/1
	положень про служби діловодства	положення	4
	положень про ЕК	положення	3
	положень про архівні підрозділи	положення	3
1.4	Приймання від джерел формування НАФ на зберігання документів:		3020	8145
	управлінської документації	од. зб.	3020	8145
	документів особового походження	од. зб.
	кінодокументів	од. обл.
	фотодокументів	од. обл.
	фонодокументів	од. обл.
	відеодокументів	од. обл.
	електронних інформаційних ресурсів	од. зб.
1.7	Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в джерелах формування НАФ
1.7.1	Проведено перевірок:		19
	комплексних	перевірка	5
	тематичних	перевірка	6
	контрольних	перевірка	8
1.7.3	Кількість заходів з підвищення кваліфікації, що організовані або до яких залучалися працівники архівної установи	захід	8	4
3.Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду
3.3	Оправлення та підшивка документів	од. зб.	230	259
3.7	Перевіряння наявності та стану документів:		2607	2667
	з паперовим носієм	од. зб.	2607	2667
3.11	Створення фонду користування на:
	документи з паперовим носієм (цифрові копії)	файл од. зб.
3.13	Оцифрування описів на документи Національного архівного фонду	опис файл
Використання інформації документів НАФ
4.1	Робота із запитами
4.1.1	Надійшло всього,	запит	895	1135
	з них:
	прийнятих на особистому прийомі	запит	775	951
	від  іноземців	запит
4.1.2	Виконання запитів:
	тематичних, всього	запит	105	198
	з позитивним результатом	запит		166
	майнових, всього	запит	462	612
	з позитивним результатом	запит		588
	соціально-правового характеру, всього	запит	298	325
	з позитивним результатом	запит		305
4.2	Підготовка:
	виставок документів	виставка	11	1
	у т. ч. онлайн - виставок	виставка	6	1
	радіопередач	радіопередача
	телепередач	телепередача
	публікацій у ЗМІ	публікація	8
4.3	Організація роботи користувачів у читальному залі:
	зареєстровано користувачів	користувач	100	123
	у т.ч. іноземних громадян	користувач
	кількість відвідувань	відвіду-вання	85	127
	кількість виданих од. зб.	од. зб.	450	750
	у т.ч. виданих в режимі онлайн	од. зб. документ
5.Зміцнення матеріально-технічної бази архівів
5.1	Приміщення:
	заміна приміщень	будівля кв. м		1 91,6
	отримання додаткових приміщень	будівля кв. м
5.2	Збільшення протяжності стелажного обладнання (стелажних полиць)	будівля пог. м	1 30
5.3	Встановлення сигналізації:	будівля
	пожежної	будівля	1
	охоронної		1
5.4	Ремонт сигналізації
	пожежної	будівля
	охоронної	будівля
5.5	Встановлення/ремонт автоматичних систем пожежогасіння (будівля)	встановлення ремонт
5.6	Встановлення/ ремонт системи кондиціювання та вентиляції повітря	встановлення ремонт	2

 

Розділ ІІ

1. Організаційна робота

У провадженні судів, справ, сторонами (позивачем або відповідачем) у яких були або є на даний чвс архівні установи, немає.

 

Віддалене робоче місце м. Пирятин

1.2	Госпрозрахунковою групою  на договірних засадах проведено науково-технічне опрацювання  управлінської документації постійного зберігання,  тривалого (понад 10 років)  та з кадрових питань: Пирятинської районної державної адміністрації; Фінансового  управління Пирятинської районної   державної адміністрації; Служби  у справах дітей Пирятинської районної                   державної адміністрації;                      Відділу освіти  молоді та спорту райдержадміністрації; Сектору культури Пирятинської районної                   державної адміністрації;                   Пирятинської міської територіальної виборчої комісії Лубенського району Полтавської області
1.3.1	ЕПК Держархіву області схвалені  описи справ  на управлінську документацію: Пирятинської районної державної адміністрації; Фінансового  управління Пирятинської районної   державної адміністрації; Служби  у справах дітей Пирятинської районної                   державної адміністрації;                      Відділу освіти  молоді та спорту райдержадміністрації; Сектору культури Пирятинської районної                   державної адміністрації;  Відділу агропромислового розвитку    Пирятинської районної   державної адміністрації;              Пирятинської міської територіальної виборчої комісії Лубенського району Полтавської області.
1.3.2	Погоджено описи справ з  кадрових питань (особового складу): Пирятинської районної державної адміністрації; Фінансового  управління Пирятинської районної   державної адміністрації; Служби  у справах дітей Пирятинської районної                   державної адміністрації;                      Відділу освіти  молоді та спорту райдержадміністрації; Сектору культури Пирятинської районної                   державної адміністрації;  Відділу агропромислового розвитку    Пирятинської районної   державної адміністрації;              Пирятинської міської територіальної виборчої комісії Лубенського району Полтавської області
1.4	На постійне зберігання прийнято управлінську документацію: Пирятинської районної державної адміністрації; Фінансового  управління Пирятинської районної   державної адміністрації; Служби  у справах дітей Пирятинської районної                   державної адміністрації;                      Відділу освіти  молоді та спорту райдержадміністрації; Сектору культури Пирятинської районної                   державної адміністрації.
3.3	Оправлено та підшито документи органів місцевого самоврядування.

 

2. Формування, експертиза цінності документів

Віддалене робоче місце м. Гребінка

 

Робоче місце Лубни

 

2.2. Робота щодо ініціативного документівання резонансних подій у країні не проводилась.

2.4. У разі приймання документів із виборів зазначити назву виборів та надави інформацію за формою:

№ з/п	Приймання та описування	Одиниця виміру	Показники обсягу робіт						Примі-тка
			Всього по області (Україні)	Центральні державні архіви	Державні архіви областей	Архівні відділи райдержадміністрацій	Архівні відділи міських рад	Трудові архіви
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.	Документів, що надійшли від виборчих комісій:
1.1	постійного зберігання;	од. зб.				123
1.2	з кадрових питань (особового складу).	од. зб.						135
1.3	тимчасового зберігання (управлінські)	од. зб.				195
1.4	тимчасового зберігання (пакування)	паку-вання/кг				314 пакувань
2.	Документів, що відбивають події, пов’язані з виборами:
2.1	фотодокумент;	од. обл.
2.2	фонодокумент;	од. обл.
2.3	відеодокумент;	од. обл.
2.4	електронні інформаційні ресурси;	од. зб.
2.5	агітаційна та інша документація	од. зб.
3.	Кількість  сформованих архівних колекцій	коле-кція

Опломбовані та опечатані пакування (коробки, архівні бокси, мішки)  з виборчими бюлетенями та списками виборців

За результатами збирання документів  та ініціативного документування виборчої кампанії

Зазначаються причина неупорядкування документів та їх кількість

 

2.1. Стан науково-технічного опрацювання документів за формою: 

№ з/п	Назва видів робіт	Науково-технічне опрацювання документів (од.зб.)
		трудовими архівами	власними силами юридичних осіб-джерел комплектування архіву	приватними підприємствами (підприємцями)	Госпрозрахункові групи (Гребінка, Пирятин)
1	2	3	4	5	6
1.	Управлінської документації постійного зберігання		3398	5486	1386
2.	Управлінської документації тимчасового зберігання				1287
3.	Документації з кадрових питань (особового складу)		341	1275	674
4.	Науково-технічної документації
5.	Всього:		3739	7198	3320

 3. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

Віддалене робоче місце м. Гребінка

3.2. Проведено технічне обслуговування вогнегасників (2 (два), вогнегасник (порошковий) переносний ВП-6, рік випуску - листопад 2014; 2 (два), вогнегасник СО (вуглекислотний) переносний ВВК-2, рік випуску 2004).

3.4. Оцифровування фондів не проводилося.

3.5. На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду 2020 – 2024 роки, затвердженої наказом Укрдержархіву від 13.11.2019 № 103 проведено перевіряння наявності та стану справ фонду № 96 Управління ветеринарної медицини в Гребінківському районі у кількості 84 справи.

3.8. Роботи по створенню фонду користування у вигляді цифрових копій не проводилися.

 

Робоче місце Лубни

3.2. Вжиті заходи з метою посилення охоронного, протипожежного, температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення надійності експлуатації інженерних мереж і комунікацій архівних будівель.

3.4. Тематика фондів, документи яких оцифровано впродовж року; оцифрування та оприлюднення документів Національного архівного фонду, що користуються підвищеним попитом користувачів.

3.5. Виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду 2020 – 2024 роки, затвердженої наказом Укрдерхархіву від 13.11.2019 № 103.

3.8. Кількість описів, справ, окремих документів, на які створено фонд користування у вигляді цифрових копій.

 

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

3.2.  З метою посилення охоронного, протипожежного, температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення надійності експлуатації інженерних мереж і комунікацій архівних будівель здійснено перевірку двох порошкових вогнегасників ВП-5 та електромережі архівосховищ та робочого приміщення.

3.4. За відсутності обладнання оцифрування документів Національного архівного фонду не проводилося.

3.5. На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду 2020 – 2024 роки, затвердженої наказом Укрдерхархіву від 13.11.2019 № 103 здійснено перевіряння фонду Управління ветеринарної медицини в Оржицькому районі у кількості 97 од. зб.

3.8. За відсутності обладнання фонд користування у вигляді цифрових копій на описи, справи, окремі документи не створювався.

 

Віддалене робоче місце м. Пирятин

3.2. Проведено перезарядження вогнегасників  та проведено заміри на опір ізоляції в архівосховищах № 1 та № 2, а також у робочій кімнаті.

 

Віддалене робоче місце м. Хорол

3.2. Проведено перевірку 3-ьох вогнегасників.

3.4. Оцифрування документів Національного архівного фонду архівним відділом не проводилося.

3.5. Оправлено та підшито документи, а також проведено перевіряння наявності та стану документів:

- Петрівська сільська рада;

- Мусіївська сільська рада;

- Хильківська сільська рада.

3.8. Фонди на описи, справи чи окремі документи у вигляді цифрових копій не  створювалися.

 

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи

3.2. Вжиті заходи з метою посилення охоронного, протипожежного, температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення надійності експлуатації інженерних мереж і комунікацій архівних будівель.

Проведена перевірка 3 вогнегасників

 2 вуглекислотні, переносні вогнегасники-ВВК-2. Дата  випуску: серпень 2012. 

1 вуглекитслотний, преносний вогнегасник  - ВВК-3,5. Дата випуску  грудень 2017 р.

Проведено інструктаж по техніці безпеки в лютому 2021 року.

3.4. Тематика фондів, документи яких оцифровано впродовж року; оцифрування та оприлюднення документів Національного архівного фонду, що користуються підвищеним попитом користувачів.

Фонди  не оцифровувались.

3.5. Виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду 2020 – 2024 роки, затвердженої наказом Укрдерхархіву від 13.11.2019 № 103:

Перевіряння наявності та стану документів є плановою роботою  спрямованою на зберігання документів, облік документів НАФ і здійснюється з метою встановлення фактичної наявності справ, відповідності їх кількості, зазначеної в описі, виявлення відсутніх документів та їх розшук, виявлення та облік  документів, що потребують ремонту та реставрації.

Відповідно до Програми за 2021 рік  здійснено перевіряння наявності та стану 7 фондів  загальною кількістю 270 справ.

3.8. Кількість описів, справ, окремих документів, на які створено фонд користування у вигляді цифрових копій.

 

4. Використання інформації документів Національного архівного фонду

Віддалене робоче місце м. Гребінка

4.1. Не проводилися.

4.2. Найзапитуванішою тематикою досліджень, що проводилася користувачами у читальному залі були документи сесій та виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування, що стосувалися земельних питань.

4.4. Співпраця з ЗМІ не проводилася через відсутність фінансування.

4.6. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році – підтвердження трудового стажу.

4.8. На платній основі запити не виконувалися.

 

Робоче місце Лубни

4.1. Тематика виставок, радіо- та телепередач, публікацій у ЗМІ, плакатів, альбомів, підготовлених за документами архіву.

4.2. Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводилися користувачами у читальному залі архіву.

4.4. Форми співробітництва зі ЗМІ; наявність критичних зауважень у ЗМІ на діяльність архівних установ.

4.6. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році.

4.8. Кількість та тематика запитів, що виконуються на платній основі.

 

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

4.1. Виставок, радіо- та телепередач, публікацій у ЗМІ, плакатів, альбомів, підготовлених за документами архіву не проводилося.

4.2. Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводилися користувачами у читальному залі архіву стосувалася майнових питань (виділення земельних ділянок у приватну власність, під забудову, надання земельних паїв, передачу майна у власність, ін.).

4.4. Оприлюднення інформації, що стосується діяльності архіву, здійснюється у розділі архівного відділу на офіційному веб-сайті райдержадміністрації. Критичних зауважень у ЗМІ на діяльність архівного відділу не було.

4.6. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році: підтвердження трудового стажу, прийняття в члени колгоспу.

4.8. На платній основі  запити, не виконувалися.

 

Віддалене робоче місце м. Пирятин

4.2. Тематика досліджень,які проводилися користувачами в архіві:

-  документи Пирятинської  міської ради стосовно будівництва житла та господарських будівель, надання земельних ділянок, перейменування вулиць та перенумерація будинків.

- документи сільських рад стосовно надання у приватну власність земельних часток- паїв,  перейменування вулиць та перенумерація будинків.

4.4.   У поточному році   коштів на співпрацю із  засобами  масової інформації не виділялось.

4.6.  Тематикою  запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році  було  підтвердження трудового стажу, встановлення річного  мінімуму  вихододнів для чоловіків та жінок. 

 

Віддалене робоче місце м. Хорол

4.1. Виставки, радіо- та телепередачі, публікації у ЗМІ за участю архівного відділу не проводилися.

4.2. При користуванні документами читачами у архівному відділі були порушені питання про виділення земельних ділянок громадянам, межі населених пунктів.

4.4. Зауважень у ЗМІ на діяльність архівних установ не було.

4.6. Тематикою запитів соціально-правового характеру було підтвердження трудового стажу, вироблених чи невироблених трудоднів громадян.

4.8.  Усі запити громадян виконуються на безоплатній основі.

 

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи

4.1. Тематика виставок, радіо- та телепередач, публікацій у ЗМІ, плакатів, альбомів, підготовлених за документами архіву.

В  районній  газеті  «Нова  праця»   в грудні 2021 року планується розміщення  інформації  про  роботу  архіву в смт. Чорнухи за 2021 рік;

4.2. Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводилися користувачами у читальному залі архіву.

-  дослідники, до  архівного  відділу не звертались, документами  не  користувались;

- запити від іноземних громадян  не  надходили.

4.4. Форми співробітництва зі ЗМІ; наявність критичних зауважень у ЗМІ на діяльність архівних установ.

В ЗМІ не висвітлювались зауваження щодо  роботи архіву.

4.6. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році.

Надійшло всього 80  запитів юридичних та   фізичних  осіб,

З них :

 прийнятих на особистому прийомі - 54

Тематика запитів, які надходили у 2021 році:

-тематичні – 26;

- підтвердження трудового стажу - 7 ;

- запити майнового характеру - 47.

Переважали  запити майнового характеру

4.8. Кількість та тематика запитів, що виконуються на платній основі

На платній основі запити не виконуються

 

5. Співпраця з громадськістю

Віддалене робоче місце м. Гребінка

5.2. Конкретні заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян, у тому числі застосування новітніх технологій та комунікації з громадянами в режимі онлайн.

5.3. Наявність власних сторінок в соціальних мережах, частота оновлення інформації та кількість розміщених інформаційних матеріалів. (немає).

 

Робоче місце Лубни

5.2. Конкретні заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян, у тому числі застосування новітніх технологій та комунікації з громадянами в режимі онлайн.

5.3. Наявність власних сторінок в соціальних мережах, частота оновлення інформації та кількість розміщених інформаційних матеріалів.

 

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

5.2. На Інформаційному стенді, який знаходиться біля дверей кабінету архівного відділу, оновлено інформацію та розміщено, зразки заяв, Порядок виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів) (із змінами). 

Надаються консультації та роз’яснення з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами на особистому прийомі.

5.3. Власних сторінок в соціальних мережах, архівний відділ не має.

 

Віддалене робоче місце м. Пирятин

     5.2. Здійснено відповідні заходи зі створення належних умов прийому громадян, забезпечення  своєчасного та якісного розгляду  їхніх заяв і оперативного  вирішення порушених в них питань. На офіційному сайті райдержадміністрації розміщено зразки заяв, які можна подавати на  електронну пошту архівного відділу.

       Особистий прийом громадян проводиться відповідно до затвердженого графіка особистого прийому громадян  та у позаграфікові дні. 

 

Віддалене робоче місце м. Хорол

5.2. На особистому прийомі надавалися консультації громадянам, надавалися справи у читальний зал.

5.3. Сторінка архівного відділу в соціальних мережах не створювалася.

Через віддаленість архівосховищ від робочого кабінету, внаслідок чого робочий час, відповідно, використовувався не продуктивно, видача довідок у передбачений законом термін не здійснювалася повною мірою.

 

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи

5.2. Конкретні заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян, у тому числі застосування новітніх технологій та комунікації з громадянами в режимі онлайн.

Звернення громадян подавались в паперовій формі особисто або за допомогою поштового зв’язку.

5.3. Наявність власних сторінок в соціальних мережах, частота оновлення інформації та кількість розміщених інформаційних матеріалів.

Власної сторінки в соціальних мережах не створювалось.