ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови районної
державної адміністрації
09.02.2015 № 28
П О Л О Ж Е Н Н Я
про загальний відділ апарату
районної державної адміністрації
1. Загальний відділ (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації і безпосередньо підпорядковується керівнику апарату, на якого покладені питання керівництва апаратом райдержадміністрації.
2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законодавством України, актами Президентами України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, іншими нормативними актами, розпорядженнями голови райдержадміністрації, а також цим Положенням.
3. Робота відділу проводиться за квартальними планами, що затверджуються керівником апарату.
4. Основними завданнями відділу є:
організація системи ведення діловодства та єдиного порядку роботи з документами в апараті райдержадміністрації, за винятком документів, які містять інформацію, що належить до таємної;
надання методичних рекомендацій в питаннях ведення діловодства в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах районної державної адміністрації, органах місцевого самоврядування;
забезпечення опрацювання розпоряджень голови райдержадміністрації, протоколів колегії райдержадміністрації, їх належне оформлення та зберігання протягом визначеного терміну;
реєстрація та опрацювання звернень громадян;
сприяння органам, що здійснюють управління в архівній сфері, реалізації державної політики в галузі архівної справи;
здійснення у взаємодії з іншими відділами апарату райдержадміністрації організаційно-технічного(матеріального) забезпечення заходів, що проводяться головою районної державної адміністрації та його заступниками;
підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань документообігу та роботи зі зверненнями громадян;
підготовка проектів розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції загального відділу.
5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
проводить приймання, реєстрацію і передачу кореспонденції за призначенням;
здійснює реєстрацію і відправлення кореспонденції;
забезпечує технічний контроль за строками проходження документів в апараті райдержадміністрації. Систематично готує аналітичні та інформаційні матеріали з цих питань;
здійснює облік і аналіз документообігу в апараті райдержадміністрації;
складає зведену номенклатуру справ;
згідно із встановленими нормами формує документи у справи та готує їх до передачі в державний архів;
надає допомогу працівникам апарату райдержадміністрації, управлінь, відділів, райдержадміністрації, інших служб у підготовці і належному оформленні проектів розпоряджень голови райдержадміністрації;
реєструє розпорядження голови райдержадміністрації, забезпечує їх зберігання, своєчасне направлення копій адресатам згідно з реєстром розсилки;
видає з дозволу керівництва райдержадміністрації довідки, витяги, копії, з документів, що знаходяться у відділі;
здійснює методичне керівництво організацією роботи з документами в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації, надає практичну допомогу в удосконаленні цієї роботи та здійснює перевірку стану діловодної справи в них. Організовує навчання працівників діловодних служб, вивчає досвід роботи з документами в органах державної виконавчої влади інших районів;
здійснює контроль за обов’язковим дотриманням в апараті райдержадміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами та інструкцією з діловодства в апараті районної державної адміністрації;
забезпечує культуру діловодства, впровадження сучасних методів ведення діловодства в апараті райдержадміністрації; розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення документообігу;
сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб відділів, управлінь райдержадміністрації;
разом з іншими відділами апарату райдержадміністрації бере участь у розробці та виданні довідників, інформаційних бюлетенів, інструкцій, методичних рекомендацій та інших документів з питань діяльності райдержадміністрації;
здійснює опрацювання та реєстрацію письмових звернень громадян в день їх надходження, які надійшли до Лубенської райдержадміністрації підбирає та формує попередню переписку до них;
формує та веде електронну картотеку на вхідну кореспонденцію звернень;
готує до відправки підписані керівництвом райдержадміністрації доручення на звернення, повідомлення для виконавців про термін розгляду звернення за відповідними формами;
контролює та несе відповідальність за оперативним проходження та своєчасне повернення листів до відділу після опрацювання;
здійснює контроль за дотриманням визначених термінів проходження документів, які опрацьовуються відділом, в разі необхідності, надсилає нагадування про порушення термінів розгляду звернень громадян керівництву відповідних структурних підрозділів;
оформляє зняття з контролю звернень громадян за відповідями виконавців та остаточною резолюцією керівництва райдержадміністрації;
у відповідності з планом роботи відділу перевіряє стан роботи із зверненнями громадян у відділах і управліннях райдержадміністрації, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях, надає методичну та практичну допомогу працівникам, які відповідають за роботу із зверненням громадян, готує довідки про результати проведеної роботи;
проводить роботу та забезпечує оформлення звернень громадян згідно вимог інструкції з діловодства за зверненнями громадян;
проводить аналіз звернень громадян та готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його заступників та керівника апарату райдержадміністрації щодо документообігу та роботи зі зверненнями громадян;
вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії райдержадміністрації питань, що відносяться до компетенції відділу;
виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
6. Відділ має право:
проводити в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування перевірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
одержувати від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
брати участь у засіданнях колегій, нарадах та інших заходах, що проводяться в райдержадміністрації та її структурних підрозділах;
залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів райдержадміністрації для проведення перевірок стану організації діловодства та подавати відповідні пропозиції щодо усунення виявлених недоліків;
вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції;
вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та звернень громадян;
вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів.
7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами апарату райдержадміністрації та відділами, управліннями і іншими службами райдержадміністрації.
8. Відділ очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації.
9. Керівник відділу:
здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій. Забезпечує виконання планів роботи районної державної адміністрації з питань, що стосуються відділу, та планів роботи відділу. Вживає заходів щодо підвищення ефективності роботи відділу;
визначає права та обов’язки працівників відділу;
вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції щодо структури та штатної чисельності відділу, подання про призначення, переміщення та звільнення працівників, їх заохочення і притягання до відповідальності;
проводить роботу по створенню для працівників відділу належних умов праці, забезпеченню їх необхідним канцелярським приладдям, витратними матеріалами, профілактиці та ремонту наявних технічних засобів;
забезпечує підвищення кваліфікації спеціалістів відділу, в межах своєї компетенції дає їм обов’язкові до виконання доручення, вимагає дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку;
вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції з питань поліпшення ведення діловодства, архівної справи, організації документообігу та роботи зі зверненнями громадян, інших питань, що належать до компетенції відділу;
координує роботу відділу з іншими структурними підрозділами апарату, бере участь у заходах, які проводяться райдержадміністрацією;
підписує та візує документи в межах своєї компетенції, дає дозвіл підготовку та видачу копій і витягів з документів;
представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, пов’язаних з його діяльністю;
виконує інші обов’язки, покладені на нього керівництвом райдержадміністрації.