Паспорт 2024

Індекси

Назви розділів і показників

Один.

виміру

Архівні відділи райдержадмініст-рацій та міських рад

Пояснення

1

2

3

4

5

1.

Приміщення

1.1

Кількість приміщень

              спеціально збудованих

пристосованих

будівля

будівля

-

7

1.2

Кількість приміщень, які забезпечено позавідомчою охороною

будівля

3

1.3

Кількість приміщень, які обладнано охоронною сигналізацією

                             всього

                            підключено до ЦП

будівля

будівля

7

5

1.4

Кількість приміщень, які обладнано протипожежною сигналізацією

                            всього

                            підключено до ЦП

будівля

будівля

7

3

1.5

Об’єм архівосховища

                  спеціально збудованих

                    пристосованих

куб. м

куб. м

-

1 269,47

1.6

Площа архівосховищ

                   спеціально збудованих

                    пристосованих

кв. м

кв. м

-

392,6

1.8

Місткість приміщень

                  спеціально збудованих

   пристосованих

од. зб

од. зб.

-

183 160

1.9

Кількість сховищ у будівлях

                  спеціально збудованих

      пристосованих

сховища

сховища

-

16

1.10

Кількість сховищ. які обладнано

               охоронною сигналізацією

      протипожежною сигналізацією

сховища

сховища

10

14

1

2

3

4

5

1.11

Кількість сховищ. в яких встановлено автоматичні системи пожежогасіння

сховища

-

1.12

Кількість сховищ. в яких працює система кондиціювання повітря

сховища

-

1.13

Загальна протяжність стелажного обладнання

у т.ч. дерев’яних

пог. м.

пог. м.

1 342,6

824,6

1.13.1

Ступінь заповнення стелажного обладнання

відсоток

1.14

Робочі приміщення

кількість кімнат

площа

кімната

кв. м.

7

111,8

1.15

Читальний зал (кількість кімнат)

площа

кількість місць

кімната

кв. м.

місце

-

1.17

Форма власності на приміщення

державна

комунальна

будівля

будівля

1

6

1.18

Орендовано  приміщень

                        кількість

                        площа

 будівля

кв. м.

7

504,4

2.

Види й обсяг документів

2.1.

Документи з паперовою основою

2.1.1

Управлінські документи

2.1.1.1

Фондів всього

у т.ч. періоду незалежності

фонд

фонд

591

187

2.1.1.2

Одиниць зберігання всього

у т.ч. періоду незалежності

од.  зб.

од. зб.

130136

14 741

2.1.1.3

Одиниць зберігання, внесених до описів усього

у т.ч. періоду незалежності

од. зб.

од. зб.

130136

14 741

2.1.1.4

Закартоновано одиниць зберігання

од. зб.

130136

2.1.2

Документи особового походження

2.1.2.1

Фондів усього

у т.ч. періоду незалежності

фонд

фонд

3

-

2.1.2.2

Одиниць зберігання всього

у т.ч. періоду незалежності

од. зб.

од. зб.

51

-

2.1.2.3

Одиниць зберігання, внесених до описів усього

у т.ч. періоду незалежності

од. зб.

од. зб.

51

-

2.1.2.4

Закартоновано одиниць зберігання

од. зб.

51

2. 2

Кінодокументи

2.2.1

Одиниць обліку всього

в т.ч. внесених до описів

од. обл.

од. обл.

1

2

3

4

5

2.2.2

Одиниць зберігання всього

в т.ч. внесених до описів

од. зб.

-

2. 3

Фотодокументи

2.3.1

Одиниць зберігання всього

в т.ч. внесених до описів

од. зб.

од. зб.

16

16

фотоальбомів

од. зб.

-

2.4

Фонодокументи

2.4.1

Одиниць обліку всього

в т.ч. внесених до описів

од. обл.

од. обл.

-

2.4.2

Одиниць зберігання всього

в т.ч. внесених до описів

од. зб.

од. зб.

-

грамофонних звукозаписів

з них внесених до описів

од. зб.

од. зб.

-

2.5

Відеодокументи

2.5.1

Одиниць обліку всього

в т.ч. внесених до книг описів

од. обл.

од. обл.

-

2.5.2

Одиниць зберігання всього

в т.ч. внесених до описів

од. зб.

од. зб.

-

3

Документи з особового складу

Одиниць зберігання всього

в т.ч. внесених до описів

од. зб.

од. зб.

-

4

Кількість і стан довідкового апарату

4.1

Описів на документи всього

з них у друкованому вигляді

у тому числі на:

опис

опис

802

802

4.1.1

Управлінську документацію

всього

з них у друкованому вигляді

опис

опис

798

798

3.1.2

Документи особового походження

всього

з них у друкованому вигляді

опис

опис

3

3

4.1.4

Кінодокументи

всього

з них у друкованому вигляді

опис

опис

-

4.1.5

Фотодокументи

всього

з них у друкованому вигляді

опис

опис

1

1

4.1.6

Фонодокументи

всього

з них у друкованому вигляді

опис

опис

-

4.1.7

Відеодокументи

всього

з них у друкованому вигляді

опис

опис

-

4.2

Карток всього

картка

16 132

4.2.1

у тому числі:

Тематичних усього

картка

16 132

1

2

3

4

5

4.2.1.1

у тому числі на:

Управлінську документацію всього

картка

16 132

4.3

Пройшли тематичне розроблення фондів всього

одиниць зберігання

фонд

од. зб.

11

1 097

4.3.1

 У тому числі:   

Управлінської документації

фондів

одиниць зберігання

фонд

од. зб.

5

583

Створення фонду користування на:

-

документи з паперовим носієм (цифрові копії)

кадри

од. зб.

-

5

Кількість видань у фондах науково-довідкової бібліотеки архіву

5.1

Книг і брошур усього

в т.ч. заінвентаризовано

од.

од.

126

126

5.2

Журналів:

5.2.1

Річних комплектів журналів

комп.

10

5.2.2

Номерів журналів

в т.ч. заінвентаризовано

од.

од.

-

5.3

Річних підшивок газет усього

в т.ч. заінвентаризовано

підшивка

підшивка

54

54

6

Кадри

6.1

Штатна чисельність бюджетних працівників

у т.ч. кількість вакантних посад

од.

од.

7

-

6.1.1

Держслужбовців

особа

6

6.2

Чисельність працівників госпрозрахункових підрозділів

особа

-

1.1

        Станом на 01.01.2022 кількість пристосованих будівель, в яких розміщувався архівний відділ - 7.

        Протягом року архівний відділ переміщень не здійснював.

        Станом на 01.01.2023 кількість пристосованих будівель, в яких розміщується архівний відділ – 7, а саме: місто Лубни та віддалені робочі місця: Гребінка, Оржиця, Пирятин, Хорол та Чорнухи.

1.2

         Станом на 01.01.2022 позавідомча охорона будівлі, де розміщується архівний відділі -3. Місто Лубни та віддалені робочі місця Оржиця і Пирятин.

         Протягом року змін не відбулося.

         Станом на 01.01.2023 позавідомча охорона є у 3 будівлях., де розміщується архівний відділ (У місті Лубни та віддалених робочих місцях: Гребінка, Оржиця, Пирятин, Хорол та Чорнухи).

1.3

         Станом на 01.01.2022 всі 7 будівель, де розміщується архівний відділ, обладнані охоронною сигналізацією.

         Протягом року охоронна сигналізація не встановлювалася.

         Станом на 01.01.2023 будівель, де розміщується архівний відділобладнані охоронною сигналізацією-7. З них підключено до ЦП-5 (Лубни-1, Гребінка-1, Оржиця-1, Хорол- 2,)

1.4

        Станом на 01.01.2022 архівосховищ обладнаних пожежною сигналізацією-7.

         Протягом року охоронна сигналізація не встановлювалася.

         Станом на 01.01.2023 будівель, де розміщується архівний відділ обладнані пожежною сигналізацією-7. З них підключено до ЦП-3 (Лубни-1, Гребінка-1, Хорол-1,)

1.5

 Станом на 01.01.2022 об’єм архівосховища становив 1 269,47 куб м.

       У продовж звітного періода змін не відбулося.

       Станом на 01.01.2023 року об’єм архівосховища становив 1 269,47 куб м.

1.6 

       Станом на 01.01.2022 площа архівосховищ становила 392,6  кв.м.

       У продовж звітного періода змін не відбулося.

       Станом на 01.01.2023 року площа архівосховища становить 392,6  кв.м.

1.8

     Станом на 01.01.2022 місткість архівосховищ становила 183150 од.зб.

    У продовж звітного періода змін не відбулося.

    Станом на 01.01.2023 року місткість архівосховищ становить 183150 од.зб.

1.9

     Станом на 01.01.2022 кількість пристосованих сховищ у будівлях –16.

      У продовж звітного періоду додаткових приміщень під архівосховища не виділялися.

       Станом на 01.01.2023 кількість пристосованих сховищ у будівлях – 16. У місті Лубни-2 та віддалених робочих місцях: Гребінка-3, Оржиця-2, Пирятин-2, Хорол-5 та Чорнухи-2.

1.10

       Станом на 01.01.2022 всі 7 сховищ, де розміщується архівний відділ, обладнані охоронною сигналізацією.

      Протягом року охоронна сигналізація  встановлювалася у 3 сховищах віддаленого робочого місця Хорол..

      Станом на 01.01.2023 сховищ, де розміщується архівний відділ обладнані охоронною сигналізацією 10 (Лубни-2, Гребінка-3, Хорол-3, Чорнухи-2).

      Станом на 01.01.2022 всі 14 сховищ, де розміщується архівний відділ, обладнані протипожежною сигналізацією.

     Протягом року пожежна сигналізація не встановлювалася.

    Станом на 01.01.2023 сховищ, де розміщується архівний відділ обладнані протипожежною сигналізацією-14 (Лубни-2, Гребінка-3, Оржиця-2, Пирятин-2, Хорол-3, Чорнухи-2).

1.11

      Станом на 01.01.2022  архівосховища архівного відділу не обладнані автоматичними системами пожежогасіння.

     У продовж звітного періода змін не відбулося.

     Станом на 01.01.2023 року архівосховища архівного відділу не обладнані автоматичними системами пожежогасіння.

1.12

      Станом на 01.01.2022  архівосховища архівного відділу не обладнані системами  кондиціонування повітря.

     У продовж звітного періода змін не відбулося.

     Станом на 01.01.2023 року архівосховища архівного відділу не обладнані системами кондиціонування повітря.

1.13

       Станом на 01.01.2022 року загальна протяжність стелажного обладнання складає 1 342,6 пог. м, у т.ч. дерев’яних полиць – 824,6 пог. м.

      У продовж звітного періода змін не відбулося.

      Станом на 01.01.2023 року загальна протяжність стелажного обладнання складає 1 342,6 пог. м, у т.ч. дерев’яних полиць – 824,6 пог. м.

1.14

     Станом на 01.01.2022 кількість робочих кімнат  – 7, їх загальна площа – 111,8 кв. м.

     У продовж звітного періода змін не відбулося.

     Станом на 01.01.2023 кількість робочих кімнат  – 7, їх загальна площа – 111,8 кв. м.

1.15

     Станом на 01.01.2022  в архівних відділах відсутні читальні зали.

     У продовж звітного періода змін не відбулося.

     Станом на 01.01.2023 року в архівних відділах відсутні читальні зали.

1.17

       Станом на 01.01.2022 року  форма власності приміщень архівного відділу: Лубни- державна, .віддалені робочі місця Гребінка, Оржиця, Пирятин, Хорол та Чорнухи – комунальні.

      У продовж звітного періода змін не відбулося.

       Станом на 01.01.2023 року  форма власності приміщень архівного відділу: Лубни- державна, .віддалені робочі місця Гребінка, Оржиця, Пирятин, Хорол та Чорнухи – комунальні.

1.18

       Станом на 01.01.2022 року архівний відділ арендує 7 приміщень площею 504,4 кв.м

       У продовж звітного періоду змін не відбулося.

       Станом на 01.01.2023 року архівний відділ арендує 7 приміщень площею 504,4 кв.м

2.1.1.1

Станом на 01.01.2022 в архівному відділі на збереженні знаходиться 587 фондів, з яких 187 фондів створено за часів періоду незалежності.

У продовж звітного періоду створено 3 фонди (в Лубнах – 2 (Засульська сільська рада(громада) Лубенського району Полтавської області, Центр первинної медико – санітарної допомогиЛубенського району Полтавської області ), 1 у віддаленому робочому місті Оржиця (Новооржицька селищна рада Лубенського району Полтавської області). При перевірянні наявності у віддаленому робочому місті Хорол виявлено технічну помилку-1 фонд  Покровобагачанська районна лікарня.

Станом на 01.01.2023 року в архівному відділі на збереженні знаходиться 591 фонд, з яких 190 створено за часів періоду незалежності.

2.1.1.2

 Станом на 01.01.2022 року в архівному відділі на обліку перебувало 126 369 одиниць зберігання управлінської документації,– 14 597 періоду незалежності.

Упродовж року архівний відділ прийняв на зберігання документи 3 нових фондів (в Лубнах – 2 (Засульська сільська рада(громада) Лубенського району Полтавської області, Центр первинної медико – санітарної допомогиЛубенського району Полтавської області ), 1 у віддаленому робочому місті Оржиця (Новооржицька селищна рада Лубенського району Полтавської області) та фонду Покровобагачанська районна лікарня, який був виявлений при перевірянні наявності.

      Прийнято у 2022 році 3767 одиниць зберігання управлінської документації, у тому числі 144 одиниць зберігання періоду незалежності.

Станом на 01.01.2022 в на обліку перебуває 130136 одиниць зберігання, у тому числі періоду незалежності –14741.

2.1.1.3

Станом на 01.01.2022 року внесено до описів 126369 одиниць зберігання управлінської документації, із них 1457- періоду незалежності. У продовж звітного року внесено до описів 3767 справ управлінської документації. Періоду незалежності 144 одиниць зберігання управлінської документації.

Станом на 01.01.2023 року внесено до описів 130136 одиниць зберігання управлінської документації, із них 14741.

2.1.1.4

       Станом на 01.01.2022 року всі документи, а саме 126369 одиниць зберігання, які передані до архівного відділу закартоновано.

У продовж звітного періоду було закартановано 3767 одиниць зберігання.

     Станом на 01.01.2023 року закартановано 130136 одиниць зберігання.

2.1.2

Станом на 01.01.2022 року  в архівному відділі було 3 фонди, 51 одиниця зберігання особового походження.

      Станом на 01.01.2023 року кількість фондів та одиниць зберігання особового походження не змінилася, оскільки документи особового походження на зберігання не надходили.

2.2

Станом на 01.01.2022 року у відділі на збереженні на було кінодокументів.

У продовж звітного періоду змін не відбулося.

Станом на 01.01.2023 року ситуація не змінилася.

2.3

Станом на 01.01.2023 на зберіганні в архівному відділі знаходиться 1 фонд 16 ол.

У продовж звітного періоду змін не відбулося.

Станом на 01.01.2023 року ситуація не змінилася.

2.4

Станом на 01.01.2022 року у відділі на збереженні на було фонодокументів.

У продовж звітного періоду змін не відбулося.

Станом на 01.01.2023 року ситуація не змінилася.

2.5

Станом на 01.01.2022 року у відділі на збереженні на було відеодокументів.

У продовж звітного періоду змін не відбулося.

Станом на 01.01.2023 року ситуація не змінилася.

3

Станом на 01.01.2022 року у відділі на збереженні на було документів з особового складу.

У продовж звітного періоду змін не відбулося.

Станом на 01.01.2023 року ситуація не змінилася.

4

Станом на 01.01.2022 загальна кількість описів в архівному відділі райдержадміністрацій – 802, у тому числі на  управлінську документацію – 798 описів,  на документи особового походження – 3, на фотодокументи - 1.

Усі описи - у друкованому вигляді.

Станом на 01.01.2022 налічувалося 16 132 тематичних картки на управлінську документацію.

Упродовж рок каталогізація не проводилась. 

У продовж звітного періоду змін не відбулося.

Станом на 01.01.2023 загальна кількість описів в архівному відділі райдержадміністрацій – 802, у тому числі на  управлінську документацію – 798 описів,  на документи особового походження – 3, на фотодокументи – 1; 16 132 тематичних картки на управлінську документацію.

5

Станом на 01.01.2022 в архівному відділі Лубенської райдержадміністрації зберігається 126 одиниць книг та брошур, 10 річних комплекти журналів, 54 підшивки газет.

Усі книги, брошури та газети заінвентаризовані. 

Упродовж звітного періоду змін не відбулося.

Станом на 01.01.2023 року зберігається 126 одиниць книг та брошур, 10 річних комплекти журналів, 54 підшивки газет.

6.1

Станом на 01.01.2022 в архівному відділі штатна чисельність працівників складала 7 одиниць.

Упродовж року штатна чисельність працівників не збільшувалась: Лубни -2, віддалені робочі місця: Гребінка-1, Оржиця-1, Пирятин-1, Хорол-1 та Чорнухи-1.

Станом на 01.01.2023 штатна чисельність бюджетних працівників складає 7 одиниць. 

6.2

       Станом на 01.01.2022 при архівному відділі госпрозрахунковий підрозділ відсутній.

Протягом року госпрозрахункових підрозділів не створювалося.

       Станом на 01.01.2023 при архівному відділі госпрозрахунковий підрозділ відсутній.