Версія для друку

Найменування архівної установи архівний відділ Лубенської районної державної адміністрації                                                 Форма 8

01.12.2022  № 01-16/24          місто Лубни        (місце складення)

 

 

 

 

 

 

                  ЗВІТ

про роботу архівної установи

та виконання плану розвитку

 архівної справи

              за  2022  рік

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ І

Індекс	Основні напрями роботи	Одиниця виміру	План	Факт
1	2	3	4	5
Формування НАФ та експертиза цінності документів
1.1	Відбір та експертиза цінності документів, що підлягають внесенню до НАФ:
	управлінської документації	од. зб.	2190	6075
	документів особового походження	од. зб.
	із кадрових питань (особового складу)	од. зб.	1030	1453
	кінодокументів	од. обл.
	фотодокументів	од. обл.
	фонодокументів	од. обл.
	відеодокументів	од. обл.
	електронних інформаційних ресурсів	од. зб.
1.2	Науково-технічне опрацювання документів на договірних засадах:
	управлінської документації постійного зберігання	од. зб.
	управлінської документації тривалого (понад 10 років) зберігання	од. зб.
	управлінської документації тимчасового зберігання	од. зб.
	документів із кадрових питань (особового складу)	од. зб.
1.3	Робота комісій з проведення експертизи цінності документів
1.3.1	Схвалення ЕПК описів на:
	управлінську документацію	од. зб.	2290	6075
	документи особового походження	од. зб.
	кінодокументи	од. обл.
	фотодокументи	од. обл.
	фонодокументи	од. обл.
	відеодокументи	од. обл.
	електронні інформаційні ресурси	од. зб.
1.3.2	Погодження ЕПК (схвалення ЕК архівного відділу):
	описів справ з кадрових питань (особового складу)	од. зб.	1030	1453
	номенклатур справ	номенклатура	9	12
	інструкцій з діловодства	інструкція	5	3
	положень про служби діловодства	положення
	положень про ЕК	положення		5
	положень про архівні підрозділи	положення		4
1.4	Приймання від джерел формування НАФ на зберігання документів:
	управлінської документації	од. зб.	5470	3767
	документів особового походження	од. зб.
	кінодокументів	од. обл.
	фотодокументів	од. обл.
	фонодокументів	од. обл.
	відеодокументів	од. обл.
	електронних інформаційних ресурсів	од. зб.
1.7	Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в джерелах формування НАФ
1.7.1	Проведено перевірок:
	комплексних	перевірка	3
	тематичних	перевірка
	контрольних	перевірка
1.7.3	Кількість заходів з підвищення кваліфікації, що організовані або до яких залучалися працівники архівної установи	захід	4	3
3. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду
3.3	Оправлення та підшивка документів	од. зб.	280	358
3.7	Перевіряння наявності та стану документів:		2468	2499
	з паперовим носієм	од. зб.	2468	2499
3.11	Створення фонду користування на:
	документи з паперовим носієм (цифрові копії)	файл од. зб.
3.13	Оцифрування описів на документи Національного архівного фонду	опис файл
4.Використання інформації документів НАФ
4.1	РОБОТА ІЗ ЗАПИТАМИ
4.1.1	Надійшло всього,	запит	814
	з них:
	прийнятих на особистому прийомі	запит	692
	від  іноземців	запит
4.1.2	Виконання запитів, всього		811
	з них
	тематичних	запит	191
	майнових	запит	389
	соціально-правового характеру	запит	231
4.1.3	Видано довідок	довідка	799
4.2	Підготовка:
	виставок документів	виставка	1	1
	у т. ч. онлайн - виставок	виставка	1	1
	радіопередач	радіопередача
	телепередач	телепередача
	публікацій у ЗМІ	публікація
4.3	Організація роботи користувачів у читальному залі:
	зареєстровано користувачів	користувач	130	92
	у т.ч. іноземних громадян	користувач
	кількість відвідувань	відвіду-вання	97	70
	кількість виданих од. зб.	од. зб.	468	696
	у т.ч. виданих в режимі онлайн	од. зб. документ
5.Зміцнення матеріально-технічної бази архівів
5.1	Приміщення:
	заміна приміщень	будівля кв. м
	отримання додаткових приміщень	будівля кв. м
5.2	Збільшення протяжності стелажного обладнання (стелажних полиць)	будівля пог. м
5.3	Встановлення сигналізації:	будівля
	пожежної	будівля
	охоронної
5.4	Ремонт сигналізації
	пожежної	будівля
	охоронної	будівля
5.5	Встановлення/ремонт автоматичних систем пожежогасіння (будівля)	встановлення ремонт
5.6	Встановлення/ ремонт системи кондиціювання та вентиляції повітря	встановлення ремонт

 

 

 

РОЗДІЛ ІІ

1. Формування експертиза цінності документів

Віддалене робоче місце м. Гребінка

1.1. Здійснено підбірку документів з соціальних мереж органів місцевого самоврядування про події, що відбувалися на території громади, пов’язані з повномасштабним вторгненням рф.

1.3. Документи з виборів не приймалися.

Робоче місце Лубни    

1.1. Відомості про проведену роботу та результати щодо ініціативного документування резонансних подій у країні.

Розпочато  збір документів та інформаційних ресурсів на зберігання до Державного архіву Полтавської області, пов’язаних зі збройною агресією російської федерації проти України.

1.3. Документи з виборів не приймалися.

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

1.1. Здійснено ініціативне документування подій, пов’язаних із збройною агресією російської федерації проти України. Зібрано та направлено до Державного архіву Полтавської області інформаційні та фотоматеріали подій на території Оржицької та Новооржицької громад Лубенського району.

1.3. Документи з виборів не приймалися.

Віддалене робоче місце м. Пирятин

1.1. Здійснено підбірку документів з соціальних мереж органів місцевого самоврядування про події, що відбувалися на території громади, пов’язані з повномасштабним вторгненням рф.

1.3. Документи з виборів не приймалися.

Віддалене робоче місце м. Хорол

1.1. Робота щодо ініціативного документування резонансних подій у країні архівним відділом не проводилася.

1.3. Документи з виборів не приймалися.

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи

Проводилася робота  по збору матеріалів про війну в Україні. В добірку «Разом до Перемоги!», яка була направлена до Державного архіву Полтавської області, увійшли статті про волонтерів: як дорослих, так і дітей, вірш – присвята загиблому сину та інше. Також надсилалися фото жителів Чорнухинської громади, які з перших днів війни включилися в роботу по плетінню маскувальних сіток, заготівлі продуктів харчування, зокрема м’ясної тушонки для наших захисників.

1.3. Документи з виборів не приймалися.

1.3  У разі приймання документів із виборів зазначити назву виборів та надави інформацію за формою:

№ з/п	Приймання та описування	Одиниця виміру	Показники обсягу робіт						Примі-тка***
			Всього по області (Україні)	Центральні державні архіви	Державні архіви областей	Архівні відділи райдерж­адміністрацій	Архівні відділи міських рад	Трудові архіви
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.	Документів, що надійшли від виборчих комісій:	-	-	-	-	-	-	-	-
1.1	постійного зберігання;	од. зб.	-	-	-	-	-	-	-
1.2	з кадрових питань (особового складу).	од. зб.	-	-	-	-	-	-	-
1.3	тимчасового зберігання (управлінські)	од. зб.	-	-	-	-	-	-	-
1.4	тимчасового зберігання (пакування)*	паку-вання/кг	-	-	-	-	-	-	-
2.	Документів, що відбивають події, пов’язані з виборами:	-	-	-	-	-	-	-	-
2.1	фотодокумент;	од. обл.	-	-	-	-	-	-	-
2.2	фонодокумент;	од. обл.	-	-	-	-	-	-	-
2.3	відеодокумент;	од. обл.	-	-	-	-	-	-	-
2.4	електронні інформаційні ресурси;	од. зб.	-	-	-	-	-	-	-
2.5	агітаційна та інша документація	од. зб.	-	-	-	-	-	-	-
3.	Кількість  сформованих архівних колекцій**	коле-кція	-	-	-	-	-	-	-

^*Опломбовані та опечатані пакування (коробки, архівні бокси, мішки)  з виборчими бюлетенями та списками виборців

^**За результатами збирання документів  та ініціативного документування виборчої кампанії

^***Зазначаються причина неупорядкування документів та їх кількість

1.4. Стан науково-технічного опрацювання документів  

№ з/п	НАЗВА ВИДІВ РОБІТ	НАУКОВО_ТЕХНІЧНЕ ОПРАЦЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ (ОД.ЗБ.)
		трудовими архівами	власними силами юридичних осіб-джерел комплектування архіву	приватними підприємствами (підприємцями)
1	2	3	4	5
1.	Управлінської документації постійного зберігання		2474	1999
2.	Управлінської документації тимчасового зберігання		431	15
3.	Документації з кадрових питань (особового складу)		668	846
4.	Науково-технічної документації
5.	Всього:		3573	2860

 

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

Віддалене робоче місце м. Гребінка

2.2. Оцифровування фондів не проводилося.

Робоче місце Лубни

2.1. Щоквартально проводиться технічне обслуговування  автоматичної пожежної сигналізації в архівосховищах архівного відділу райдержадміністрації та цілодобове  спостерігання пожежної сигналізації в архівосховищах архівного відділу райдержадміністрації.  У архівосховищах функціонує система охоронної сигналізації.

 Проведено електротехнічні лабораторні вимірювальні роботи. Два рази на тиждень здійснюється температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду.

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

2.1. Заходи з метою посилення охоронного, протипожежного, температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення надійності експлуатації інженерних мереж і комунікацій архівних будівель не проводилися.

2.2 Зміцнення матеріально – технічної бази архівів з метою покращення зберігання документів НАФ та прискорення їхнього оцифровування не здійснювалося.

Віддалене робоче місце м. Пирятин

 3.2. Проведено перезарядження 4  вогнегасників  в архівосховищах № 1 та № 2.  (Перезарядження проведено Пирятинською міською радою у червні 2022 року).

Віддалене робоче місце м. Хорол

2.2 Оцифрування документів Національного архівного фонду архівним відділом не проводилося.

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи

2.1. Вжиті заходи з метою посилення охоронного, протипожежного, температурно-вологісного режимів зберігання документів Національного архівного фонду, забезпечення надійності експлуатації інженерних мереж і комунікацій архівних будівель.

Проведено інструктаж по техніці безпеки в липні 2022 року. Постійно ведеться спостереження за температурно-вологісним режимом архівосховищ, де зберігаються документи Національного архівного фонду.

2.2 Зміцнення матеріально – технічної бази архівів з метою покращення зберігання документів НАФ та прискорення їхнього оцифровування.

Протягом року матеріально-технічна база архівного відділу не оновлювалася, фонди не оцифровувалися.

3. Використання інформації документів Національного архівного фонду

Віддалене робоче місце м. Гребінка

3.1. До Дня пам’яті жертв політичних репресій (15 травня) підготована публікація «Великий терор на теренах Полтавщини». Розміщена на офіційній сторінці Гребінківської міської територіальної громади у Facebook та на веб-сайті відділу культури Гребінківської міської ради.

3.3. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році – підтвердження трудового стажу.

 

 

Робоче місце Лубни

3.1. З нагоди вшанування пам’яті жертв насильного вивезення мирного населення з території окупованої України на примусові роботи в роки Великої Вітчизняної війни на сайті райдержадміністрацій з використанням архівних копій документів та архівних копій фотографій з фондів державного архіву Полтавської області проведено онлайн-виставку.

3.3. Найзапитуванішою тематикою досліджень, що проводилася користувачами у читальному залі були документи сесій та виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування, що стосувалися земельних питань. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році – підтвердження трудового стажу.

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

3.1. Виставок, радіо- та телепередач, публікацій у ЗМІ, плакатів, альбомів, підготовлених за документами архіву не проводилося.

3.3. Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році: підтвердження трудового стажу, прийняття в члени колгоспу чи на роботу в організації.

Віддалене робоче місце м. Пирятин

Тематикою  запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році  було  підтвердження трудового стажу роботи в колгоспах Пирятинського району,  встановлення  річного  мінімуму  вихододнів для чоловіків та жінок, надання відпусток по догляду за дитиною та  без збереження заробітної плати.

Віддалене робоче місце м. Хорол

3.1. Виставки, радіо- та телепередачі, публікації у ЗМІ за участю архівного відділу не проводилися.

3.3. Тематикою запитів соціально-правового характеру було підтвердження трудового стажу, вироблених чи невироблених трудоднів громадян.

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи

За  2022 рік до архівного відділу надійшло 48 запитів від юридичних та фізичних осіб. Із них переважна більшість – запити майнового характеру, які стосуються виділення земельних ділянок на території Чорнухинської громади. Розгляд заяв проводився в установленому порядку та з дотриманням строків виконання.

Громадянам, які побували на особистому прийомі у головного спеціаліста відділу,  дано грунтовні  роз’яснення стосовно порушених питань.

Методична допомога громадянам надається як в архівній установі, так і за телефоном. За звітний рік консультацію в установі отримало 103 працівники діловодних та архівних служб. Телефонували з цього приводу  65 працівників.

Робоче місце Лубни  

Планові показники виконані в повній мірі. На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду 2020 – 2024 роки, затвердженої наказом Укрдержархіву від 13.11.2019 № 103 проведено перевіряння наявності та стану справ фонду № 512 Лубенська районна державна адміністрація Полтавської області та №  128 Березотіцької сільської ради Лубенського району Полтавської області у кількості 1339 справ. 

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

Події, пов’язані зі збройною агресією російської федерації проти України значно ускладнили роботу з юридичними особами – джерелами формування НАФ. В зв’язку з великим навантаженням на громади та організації не вдалося виконати показники зі схвалення (погодження) зведених номенклатур справ та Інструкцій з документування управлінської інформації установ.

Також відсутність належного матеріально-технічного забезпечення архівного відділу районної військової адміністрації впливає на повноту та якість покладених на нього завдань.

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи

Через віддаленість архівосховищ від робочого кабінету у першій половині 2022 року робочий час використовувався не продуктивно. Станом на листопад 2022 року перевезено 80% документів НАФ до архівосховищ, де знаходиться робочий кабінет, проте, на даний час через відсутність стелажів перевезення документів призупинене.

 

Начальник архівного відділу                                             Віта БРЮХОВЕЦЬКА

01.12.2022

 

 

 

 

 

 

 

 

 

П О Я С Н Ю В А Л Ь Н А    З А П И С К А

до звіту про роботу архівної установи

та виконання плану розвитку архівної справи за 2022 рік

смт Оржиця

1.1 1.3.1	ЕПК Державного архіву Полтавської області схвалено описи справ постійного зберігання Новооржицької селищної та Лазірківської сільської рад.
1.3.2	ЕПК Державного архіву Полтавської області погоджено описи справ з кадрових питань (особового складу) Новооржицької селищної та Лазірківської сільської рад та зведену номенклатуру справ Оржицької селищної ради та її виконавчого комітету на 2022 рік. ЕК архівного відділу Лубенської районної військової адміністрації схвалено Інструкцію з документування управлінської інформації в Оржицькій селищній раді та її виконавчих органах, положення про архівний підрозділ Оржицької та Новооржицької селищних рад, Комунального некомерційного підприємства «Оржицька лікарня» Оржицької селищної ради Полтавської області, положення про експертну комісію Оржицької та Новооржицької селищних рад, Комунального некомерційного підприємства «Оржицька лікарня» Оржицької селищної ради Полтавської області та Оржицького районного суду Полтавської області.
1.4	На державне зберігання до архівного відділу прийнято управлінську документацію 3 фондів: Виконавчий комітет Лазірківської сільської ради депутатів трудящих, Виконавчий комітет Новооржицької селищної ради народних депутатів, Новооржицька селищна рада.
1.7.3	Взято участь у навчанні щодо укладання основних облікових документів для централізованого державного обліку (паспорт архіву) підприємств, установ та організацій, яке проводилося працівниками Державного архіву Полтавської області
3.7	На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки відповідно до плану здійснено перевіряння наявності та фізичного стану справ Оржицького районного управління юстиції Полтавської області.

 

 

Головний спеціаліст архівного відділу                                         Світлана ТИЩЕНКО

 

 

                                                                                                      

Робоче місце Лубни    

Віддалене робоче місце смт. Оржиця

 

Віддалене робоче місце м. Пирятин

 

Віддалене робоче місце м. Хорол

 

Віддалене робоче місце смт. Чорнухи